Planera en företagsfest: checklista och tidslinje
Steg-för-steg-guide för dig som planerar kickoff, julbord eller sommarfest – med budget per person, tidslinje och en praktisk checklista.
Att planera en företagsfest handlar mindre om inspiration och mer om logistik: rätt lokal, mat som passar alla, en tidsplan som håller och en budget som är förankrad med chefen. Den här guiden ger dig ramarna, en realistisk tidslinje och en prisöversikt per person – oavsett om det är en kickoff på våren, ett julbord eller en sommarfest.
- 500–1 500 kr
- Typisk budget per person
- 8–10 veckor
- Boka lokal och catering så här långt i förväg
- 4 faser
- Från bokning till festdag
- dec & juni
- Högsäsong – boka tidigast
Sätt ramarna
Innan du börjar ringa lokaler behöver fyra saker vara bestämda. De styr nästan allt annat och gör att du slipper backa senare.
- Budget per person: dela den totala budgeten med antalet gäster – det gör det enkelt att jämföra offerter och säga ja eller nej direkt.
- Antal gäster: ta in en preliminär siffra tidigt, inklusive eventuella plus-ett och konsulter, så att lokalen räcker till.
- Datum: lås ett datum (och ett reservdatum) innan du bokar något annat – populära fredagar i december och juni går åt först.
- Syfte: en kickoff som ska bygga laget kräver annat upplägg än ett julbord som mest ska vara mysigt – bestäm tonen innan du väljer aktivitet.
Tidslinje
Räkna baklänges från festdagen. Den här ordningen ser till att de svårbokade leverantörerna är på plats först.
- 8–10 veckor föreBoka det svårbokade
- Boka lokal – tar slut snabbast och styr resten av kvällen
- Boka catering
- Lås datum och reservdatum
- 4–6 veckor föreUnderhållning och inbjudan
- Boka underhållning eller musik
- Ordna transport och hemresa
- Skicka inbjudan med anmälan av allergier och kostval
- 1–2 veckor föreLås detaljerna
- Samla in slutligt antal gäster
- Lås menyn
- Skriv ett körschema med tider för ankomst, mat, tal och underhållning
- Veckan föreBekräfta allt
- Bekräfta med varje leverantör
- Stäm av allergilistan med köket
- Dela körschemat med dem som ska hålla i kvällen
Budget per person
| Upplägg | Pris per person | Vad det inkluderar |
|---|---|---|
| Enkel afterwork | 300–600 kr | Lättare tilltugg, ett par drycker, enkel lokal eller bokad del av restaurang |
| Sittande middag | 700–1 200 kr | Trerätters, dryckespaket, bokad lokal och servering |
| Helkväll med underhållning | 1 300–2 500 kr | Middag, dryck, DJ eller liveband, längre lokalhyra och ibland transport |
Jämför festlokaler och konferensvåningar, se priser och kontakta dem direkt.
Hitta lokaler för företagsfest →Hitta cateringfirmor som klarar allergier och stora sällskap.
Jämför catering för event →Vanliga frågor
- Hur lång tid i förväg bör vi börja planera?
- Börja 8–10 veckor innan för en vanlig fest, och tidigare för julbord och sommarfester – de mest populära fredagarna i december och juni bokas ofta upp flera månader i förväg.
- Hur mycket bör vi budgetera per person?
- Räkna med 300–600 kr för en enkel afterwork, 700–1 200 kr för en sittande middag och 1 300 kr och uppåt för en helkväll med underhållning och transport.
- Hur hanterar vi allergier och specialkost?
- Fråga om allergier och kostval redan i inbjudan, sammanställ listan en till två veckor före och stäm av den direkt med köket innan menyn låses.
