Planlegge et firmafest: sjekkliste og tidslinje
Steg-for-steg-guide for deg som planlegger kickoff, julebord eller sommerfest – med budsjett per person, tidslinje og en praktisk sjekkliste.
Å planlegge en firmafest handler mindre om inspirasjon og mer om logistikk: riktig lokale, mat som passer alle, en tidsplan som holder, og et budsjett som er forankret hos sjefen. Denne guiden gir deg rammene, en realistisk tidslinje og en prisoversikt per person – enten det er en kickoff på våren, et julebord eller en sommerfest.
- 500–1 500 kr
- Typisk budsjett per person
- 8–10 uker
- Bestill lokale og catering så lang tid i forveien
- 4 faser
- Fra bestilling til festdag
- des og juni
- Høysesong – bestill tidligst
Sett rammene
Før du begynner å ringe lokaler, må fire ting være bestemt. De styrer nesten alt annet og gjør at du slipper å gå tilbake senere.
- Budsjett per person: del det totale budsjettet på antall gjester – da blir det enkelt å sammenligne tilbud og si ja eller nei med en gang.
- Antall gjester: skaff et foreløpig tall tidlig, inkludert eventuelle pluss-en og konsulenter, så lokalet er stort nok.
- Dato: lås en dato (og en reservedato) før du bestiller noe annet – populære fredager i desember og juni går først.
- Formål: en kickoff som skal bygge laget krever et annet opplegg enn et julebord som mest skal være koselig – bestem tonen før du velger aktivitet.
Tidslinje
Regn baklengs fra festdagen. Denne rekkefølgen sikrer at de vanskeligst bookbare leverandørene er på plass først.
- 8–10 uker førBestill det vanskeligst bookbare
- Bestill lokale – blir utsolgt raskest og former resten av kvelden
- Bestill catering
- Lås dato og reservedato
- 4–6 uker førUnderholdning og invitasjon
- Bestill underholdning eller musikk
- Ordne transport og hjemreise
- Send invitasjonen med mulighet til å melde fra om allergier og matvalg
- 1–2 uker førLås detaljene
- Samle inn endelig antall gjester
- Lås menyen
- Skriv et kjøreskjema med tider for ankomst, mat, taler og underholdning
- Uken førBekreft alt
- Bekreft med hver leverandør
- Sjekk allergilisten med kjøkkenet
- Del kjøreskjemaet med dem som skal holde i kvelden
Budsjett per person
| Opplegg | Pris per person | Hva det inkluderer |
|---|---|---|
| Enkel afterwork | 300–600 kr | Lettere snacks, et par drikker, enkelt lokale eller bestilt del av restaurant |
| Sittende middag | 700–1 200 kr | Tre retter, drikkepakke, bestilt lokale og servering |
| Helkveld med underholdning | 1 300–2 500 kr | Middag, drikke, DJ eller liveband, lengre lokaleleie og av og til transport |
Sammenlign festlokaler og konferanseetasjer, se priser og kontakt dem direkte.
Finn lokaler for firmafest →Finn cateringfirmaer som takler allergier og store selskaper.
Sammenlign catering for arrangement →Vanlige spørsmål
- Hvor lang tid i forveien bør vi begynne å planlegge?
- Begynn 8–10 uker før for en vanlig fest, og tidligere for julebord og sommerfester – de mest populære fredagene i desember og juni blir ofte fullbooket flere måneder i forveien.
- Hvor mye bør vi budsjettere per person?
- Regn med 300–600 kr for en enkel afterwork, 700–1 200 kr for en sittende middag og 1 300 kr og oppover for en helkveld med underholdning og transport.
- Hvordan håndterer vi allergier og spesialkost?
- Spør om allergier og matvalg allerede i invitasjonen, sett sammen listen en til to uker før, og sjekk den direkte med kjøkkenet før menyen låses.
